VGM là gì? Hướng dẫn chi tiết về Khối lượng Tổng đã Xác nhận trong vận tải quốc tế

Trong bối cảnh ngành vận tải hàng hải toàn cầu ngày càng phát triển, việc đảm bảo an toàn và hiệu quả cho các chuyến hàng container trở nên cực kỳ quan trọng. Một trong những quy định cốt lõi để đạt được mục tiêu này chính là VGM là gì, viết tắt của Verified Gross Mass (Khối lượng tổng đã xác nhận). Đây không chỉ là một thuật ngữ chuyên ngành mà còn là một yêu cầu pháp lý bắt buộc, đóng vai trò then chốt trong việc ngăn ngừa rủi ro, tối ưu hóa hoạt động xếp dỡ tại cảng và đảm bảo an toàn trên biển. Việc hiểu rõ về VGM và tuân thủ đúng các quy định liên quan là điều tối quan trọng đối với mọi doanh nghiệp tham gia vào chuỗi cung ứng toàn cầu, đặc biệt là trong vận tải hàng hải để tránh những chi phí phát sinh không đáng có và đảm bảo an toàn hàng hải.

VGM là gì? Định nghĩa và tầm quan trọng trong ngành vận tải biển

VGM, viết tắt của Verified Gross Mass, được hiểu là khối lượng tổng đã xác nhận của một container hàng hóa đã được đóng gói hoàn chỉnh, bao gồm trọng lượng của hàng hóa, vật liệu chèn lót, pallet và trọng lượng vỏ container. Quy định về VGM đã chính thức có hiệu lực vào ngày 1 tháng 7 năm 2016, thông qua sửa đổi trong Công ước Quốc tế về An toàn Sinh mạng Con người trên biển (SOLAS – Safety of Life at Sea) của Tổ chức Hàng hải Quốc tế (IMO). Mục đích chính của quy định này là nhằm ngăn chặn các sự cố hàng hải nghiêm trọng do khai báo trọng lượng container sai lệch, vốn đã gây ra nhiều tai nạn tàu biển, sập giàn xếp container và mất mát hàng hóa.

Trước khi quy định VGM ra đời, việc khai báo trọng lượng container thường không chính xác hoặc không được kiểm tra nghiêm ngặt, dẫn đến tình trạng mất cân bằng tàu, quá tải và các rủi ro khác trong quá trình xếp dỡ tại cảng cũng như khi tàu đang hành trình trên biển. Sự thiếu chính xác này không chỉ đe dọa an toàn của thủy thủ đoàn, tàu bè và hàng hóa mà còn ảnh hưởng đến hoạt động hiệu quả của cảng biển và toàn bộ chuỗi cung ứng. Do đó, VGM không chỉ là một yêu cầu pháp lý mà còn là một tiêu chuẩn an toàn thiết yếu, nâng cao trách nhiệm của người gửi hàng và đảm bảo tính minh bạch trong thông tin trọng lượng, góp phần xây dựng một hệ thống vận tải biển an toàn và đáng tin cậy hơn.

Tại sao khai báo VGM lại có vai trò quan trọng?

Khai báo VGM không chỉ là một thủ tục hành chính mà còn mang lại nhiều lợi ích và tác dụng thiết yếu, góp phần đảm bảo an toàn, hiệu quả và tuân thủ pháp luật trong ngành vận tải biển quốc tế. Tầm quan trọng của việc này được thể hiện rõ qua các khía cạnh sau đây, ảnh hưởng đến mọi mắt xích trong quy trình logistics và xuất nhập khẩu hàng hóa.

Đảm bảo an toàn hàng hải và giảm thiểu rủi ro tai nạn

Mục đích hàng đầu và quan trọng nhất của việc khai báo VGM là tăng cường an toàn hàng hải. Khi trọng lượng container được khai báo chính xác, hãng tàu và cảng có thể lập kế hoạch xếp dỡ và sắp xếp hàng hóa một cách khoa học và an toàn nhất. Trọng lượng không chính xác có thể dẫn đến nhiều nguy hiểm như: mất ổn định tàu, gây lật tàu hoặc làm hỏng cấu trúc tàu; sập giàn xếp container trên boong tàu hoặc tại bến cảng, gây hư hại cho hàng hóa, thiết bị và nguy hiểm cho nhân viên. Việc biết chính xác khối lượng tổng giúp phân bổ trọng tải đều, giữ vững trạng thái cân bằng của tàu và tránh tình trạng quá tải cục bộ, bảo vệ sinh mạng con người và tài sản trên biển.

Tối ưu hóa việc sắp xếp container trên tàu và tại cảng

Thông tin VGM chính xác cho phép các nhà điều hành cảng và hãng tàu tối ưu hóa việc xếp dỡ container. Dựa vào trọng lượng đã xác nhận, các container sẽ được sắp xếp trên tàu theo một trật tự hợp lý, đảm bảo sự cân bằng trọng tải, tối đa hóa sức chứa của tàu và giảm thiểu thời gian xếp dỡ. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm không gian mà còn đẩy nhanh quá trình làm hàng tại cảng, giảm thời gian neo đậu và tăng cường năng suất hoạt động của cảng. Ngoài ra, việc kiểm soát trọng lượng tốt hơn còn giúp các cần cẩu và thiết bị nâng hạ hoạt động trong giới hạn an toàn cho phép, kéo dài tuổi thọ của thiết bị và giảm thiểu rủi ro tai nạn lao động.

Container được xếp dỡ tại cảng, minh họa tầm quan trọng của VGM trong vận tải biển

Tuân thủ quy định pháp luật và tránh các khoản phạt

Quy định về VGM là yêu cầu bắt buộc theo Công ước SOLAS của IMO. Việc không tuân thủ hoặc khai báo VGM sai lệch có thể dẫn đến nhiều hậu quả pháp lý nghiêm trọng. Người gửi hàng có thể phải đối mặt với các khoản phạt hành chính lớn từ cơ quan quản lý hàng hải hoặc cảng vụ. Ngoài ra, container không có VGM hợp lệ có thể bị từ chối xếp lên tàu (No Load), gây ra tình trạng chậm trễ lịch trình, phát sinh chi phí lưu container, lưu bãi và các chi phí khác liên quan đến việc phải cân lại hoặc điều chỉnh thông tin. Những rủi ro này không chỉ gây thiệt hại về tài chính mà còn ảnh hưởng đến uy tín và mối quan hệ kinh doanh của các bên trong chuỗi cung ứng.

Tăng cường tính minh bạch và trách nhiệm giải trình

Quy định VGM đặt trách nhiệm xác định trọng lượng container trực tiếp lên vai người gửi hàng (shipper). Điều này tăng cường tính minh bạch trong thông tin trọng lượng và nâng cao trách nhiệm giải trình của các bên tham gia. Shipper phải đảm bảo rằng thông tin VGM cung cấp là chính xác và trung thực, có thể chịu trách nhiệm pháp lý nếu có sai sót. Sự minh bạch này giúp xây dựng lòng tin giữa các đối tác trong ngành vận tải và tạo điều kiện cho việc giải quyết tranh chấp một cách công bằng hơn nếu có vấn đề phát sinh liên quan đến trọng lượng hàng hóa.

Các phương pháp tính toán VGM được chấp nhận

Để đảm bảo tính chính xác của Khối lượng Tổng đã Xác nhận (VGM), Công ước SOLAS quy định hai phương pháp chính mà người gửi hàng có thể áp dụng. Việc lựa chọn phương pháp phù hợp phụ thuộc vào điều kiện cơ sở vật chất, loại hàng hóa và quy trình hoạt động của từng doanh nghiệp. Dù sử dụng phương pháp nào, điều cốt yếu là phải đảm bảo thiết bị cân được hiệu chuẩn chính xác và quy trình thực hiện tuân thủ các tiêu chuẩn đã định để đáp ứng các yêu cầu của cơ quan quản lý hàng hải.

Phương pháp 1: Cân toàn bộ container đã đóng gói (Phương pháp cân trực tiếp)

Phương pháp này yêu cầu container đã được đóng đầy đủ hàng hóa phải được cân bằng một thiết bị cân đã được chứng nhận và hiệu chuẩn. Đây là cách trực tiếp nhất và thường được coi là đáng tin cậy nhất để xác định VGM.

• Quy trình thực hiện:
  1. Container rỗng được đưa vào kho, bãi hoặc nhà máy để đóng hàng.
  2. Hàng hóa cùng với các vật liệu chèn lót, pallet (nếu có) được xếp đầy đủ vào trong container.
  3. Container đã được đóng hàng hoàn chỉnh sẽ được đưa lên một cân chuyên dụng. Cân này có thể là cân cầu (truck scale) tại cảng, cân chuyên dụng tại bãi container hoặc tại cơ sở của người gửi hàng đã được cấp phép.
  4. Thiết bị cân sẽ đo trọng lượng tổng của toàn bộ container, bao gồm cả trọng lượng vỏ container (tare weight) và trọng lượng của tất cả hàng hóa bên trong.
  5. Kết quả đo được chính là VGM của container.
• Ưu điểm: Đơn giản, trực tiếp, ít sai sót do yếu tố con người. Kết quả thường rất chính xác nếu thiết bị cân được bảo trì tốt.
• Nhược điểm: Yêu cầu có thiết bị cân tải trọng lớn và được chứng nhận. Việc di chuyển container đến vị trí cân có thể tốn thời gian và chi phí nếu không có sẵn tại địa điểm đóng hàng.

Phương pháp 2: Cân cộng dồn (Phương pháp tính toán)

Phương pháp này liên quan đến việc cân riêng lẻ tất cả các cấu phần bên trong container và cộng chúng lại với trọng lượng vỏ container. Phương pháp này thường được áp dụng khi không có sẵn cân toàn phần hoặc khi hàng hóa được đóng gói tại nhiều địa điểm khác nhau.

• Quy trình thực hiện:
  1. Cân riêng lẻ từng kiện hàng, pallet, vật liệu chèn lót và bất kỳ vật phẩm nào khác được đóng vào container. Việc cân này phải được thực hiện bằng thiết bị cân đã được hiệu chuẩn và chứng nhận.
  2. Thu thập trọng lượng vỏ container (tare weight). Thông tin này thường được in trên cửa hoặc thành container.
  3. Tính toán VGM bằng cách cộng tổng trọng lượng của tất cả hàng hóa, vật liệu chèn lót, pallet, và các vật phẩm khác với trọng lượng vỏ container. Công thức: VGM = Tổng trọng lượng hàng hóa + Tổng trọng lượng vật liệu chèn lót/pallet + Trọng lượng vỏ container (Tare weight).
• Ưu điểm: Linh hoạt hơn về địa điểm thực hiện, không yêu cầu cân container tải trọng lớn.
• Nhược điểm: Dễ phát sinh sai sót hơn nếu không kiểm soát chặt chẽ quá trình cân từng thành phần. Yêu cầu tính toán cẩn thận và lưu giữ đầy đủ chứng từ cân của từng thành phần. Phương pháp này chỉ được phép sử dụng nếu được cơ quan có thẩm quyền của quốc gia đó cấp phép và giám sát.

Lưu ý quan trọng cho cả hai phương pháp

Dù lựa chọn phương pháp nào, người gửi hàng (shipper) là bên chịu trách nhiệm cuối cùng về việc cung cấp VGM chính xác. Thiết bị cân phải được hiệu chuẩn định kỳ và có chứng nhận hợp lệ theo quy định của pháp luật địa phương và quốc tế. Mọi dữ liệu về trọng lượng phải được ghi chép và lưu trữ cẩn thận để làm bằng chứng khi cần thiết. Việc tuân thủ nghiêm ngặt các yêu cầu này là chìa khóa để đảm bảo an toàn vận tải và tránh các rủi ro phát sinh trong quá trình vận chuyển hàng hóa từ Quảng Châu về Việt Nam hay bất kỳ tuyến đường quốc tế nào.

Minh họa quy trình cân container để xác định VGM, đảm bảo an toàn cho hàng hóa xuất nhập khẩu

Nội dung quan trọng trong chứng từ VGM cần chú ý

Mẫu chứng từ VGM là một tài liệu pháp lý quan trọng, chứa đựng các thông tin cần thiết về khối lượng tổng đã xác nhận của container. Việc điền đầy đủ và chính xác các thông tin này là bắt buộc để container có thể được xếp lên tàu. Dưới đây là những nội dung chính cần được chú ý trong mẫu VGM, đảm bảo tính hợp lệ và minh bạch cho quá trình vận chuyển.

Thông tin về người gửi hàng (Shipper)

Đây là thông tin của bên chịu trách nhiệm chính trong việc khai báo VGM. Bao gồm:

• Tên và địa chỉ đầy đủ của người gửi hàng: Cung cấp thông tin chi tiết về công ty hoặc cá nhân đứng tên gửi hàng.
• Thông tin liên hệ: Số điện thoại, email để các bên liên quan có thể liên hệ khi cần thiết. Thông tin này giúp xác định rõ ràng trách nhiệm pháp lý và hành chính đối với việc khai báo VGM.

Thông tin về người nhận hàng (Consignee)

Mặc dù không trực tiếp chịu trách nhiệm khai báo VGM, thông tin người nhận hàng vẫn cần được thể hiện để khớp với vận đơn và các chứng từ khác, đảm bảo hàng hóa được giao đúng địa chỉ.

• Tên và địa chỉ đầy đủ của người nhận hàng: Tương tự như shipper, thông tin này đảm bảo tính thống nhất trong toàn bộ hồ sơ vận chuyển.

Số đơn đặt hàng hoặc số hợp đồng

Nếu có, số đơn đặt hàng (Purchase Order – PO) hoặc số hợp đồng thương mại (Sales Contract No.) cần được ghi rõ. Điều này giúp liên kết chứng từ VGM với giao dịch thương mại cụ thể, tạo thuận lợi cho việc theo dõi và quản lý hồ sơ. Đây là một yếu tố quan trọng trong việc quản lý chuỗi cung ứng và tài liệu xuất nhập khẩu.

Thông tin về container

Đây là phần cực kỳ quan trọng, mô tả chi tiết về container được vận chuyển:

• Mã số container (Container Number): Mã định danh duy nhất của container (ví dụ: TCNU1234567).
• Kích thước và loại container: Ví dụ: 20’DC (20 feet Dry Container), 40’HC (40 feet High Cube).
• Số seal (Seal Number): Số của niêm phong container, giúp đảm bảo tính nguyên vẹn của hàng hóa.
• Tên của hãng vận tải (Carrier): Tên của hãng tàu hoặc công ty vận chuyển sẽ thực hiện chuyến đi.

Khối lượng tổng đã xác nhận (VGM)

Đây là thông tin cốt lõi nhất của chứng từ VGM:

• Trọng lượng VGM: Ghi rõ khối lượng tổng đã xác nhận bằng đơn vị kilogram (kg) hoặc pound (lb). Điều quan trọng là phải ghi rõ đơn vị đo lường.
• Độ chính xác: Con số này phải chính xác theo một trong hai phương pháp cân đã được phê duyệt.

Ngày và địa điểm đo khối lượng tịnh

Thông tin này giúp xác nhận tính hợp lệ của việc cân và khai báo:

• Ngày đo (Date of Measurement): Ngày mà VGM được xác định.
• Địa điểm đo (Place of Measurement): Địa điểm mà việc cân được thực hiện (ví dụ: tên cảng, tên kho, địa chỉ nhà máy).

Thông tin của người đại diện xác nhận (Authorized Person)

• Tên và chức danh của người đại diện cho người gửi hàng: Người này chịu trách nhiệm pháp lý về tính chính xác của thông tin VGM.
• Chữ ký của người đại diện: Chữ ký xác nhận rằng các thông tin được cung cấp trên mẫu VGM là chính xác và người gửi hàng chịu trách nhiệm về chúng.

Việc chuẩn bị một chứng từ VGM đầy đủ và chính xác là bước không thể thiếu để đảm bảo hàng hóa được vận chuyển thông suốt, an toàn và tuân thủ các quy định quốc tế.

Hậu quả khi không khai báo VGM hoặc khai báo sai

Việc không tuân thủ quy định về VGM hoặc khai báo thông tin không chính xác có thể dẫn đến nhiều hậu quả nghiêm trọng, không chỉ ảnh hưởng đến lịch trình vận chuyển mà còn gây thiệt hại tài chính đáng kể và rủi ro an toàn. Các bên tham gia vào chuỗi cung ứng, đặc biệt là người gửi hàng, cần hiểu rõ những rủi ro này để đảm bảo tuân thủ tuyệt đối quy định SOLAS và luật hàng hải.

Container bị từ chối xếp lên tàu (No Load)

Đây là hậu quả trực tiếp và phổ biến nhất khi không có VGM hợp lệ hoặc VGM được khai báo quá muộn so với thời hạn cut-off của hãng tàu. Hãng tàu có quyền từ chối xếp container lên tàu để đảm bảo an toàn và tuân thủ quy định pháp luật. Khi bị “No Load”, hàng hóa sẽ phải chờ chuyến tàu tiếp theo, gây ra sự chậm trễ đáng kể trong lịch trình giao hàng, ảnh hưởng đến kế hoạch kinh doanh của cả người gửi và người nhận.

Phát sinh các khoản phí phạt và chi phí bổ sung

Nếu VGM bị khai báo sai hoặc không có, người gửi hàng có thể phải chịu nhiều khoản phí phạt từ hãng tàu và cảng. Các chi phí này bao gồm:

• Phí cân lại (Re-weighing fee): Nếu container phải được cân lại tại cảng.
• Phí lưu container (Demurrage): Phí phát sinh do container bị giữ lại tại cảng vượt quá thời gian miễn phí.
• Phí lưu bãi (Storage fee): Phí cho việc lưu trữ container tại bãi cảng.
• Phí sửa đổi chứng từ (Amendment fee): Chi phí để điều chỉnh thông tin trên vận đơn hoặc các chứng từ khác do sai sót về VGM.
• Các khoản phạt hành chính: Từ cơ quan quản lý nhà nước nếu vi phạm quy định về an toàn hàng hải.

Tổng các khoản phí này có thể rất lớn, vượt xa chi phí ban đầu để xác nhận VGM một cách chính xác.

Rủi ro về an toàn và thiệt hại vật chất

Việc khai báo sai trọng lượng có thể dẫn đến những nguy hiểm nghiêm trọng:

• Mất ổn định tàu: Trọng lượng container không chính xác làm cho việc phân bổ tải trọng trên tàu bị sai lệch, gây mất cân bằng và nguy cơ lật tàu hoặc hỏng hóc kết cấu tàu trong điều kiện thời tiết xấu.
• Sập giàn xếp container: Container quá tải có thể làm sập các giàn xếp trên tàu hoặc tại cảng, gây thiệt hại nghiêm trọng cho hàng hóa, thiết bị và nguy hiểm đến tính mạng của nhân viên.
• Hư hại hàng hóa: Hàng hóa bên trong container hoặc các container lân cận có thể bị hư hỏng do áp lực quá lớn hoặc sự cố va chạm.
• Tai nạn lao động: Nhân viên cảng hoặc thủy thủ đoàn có thể gặp nguy hiểm khi xử lý container có trọng lượng không như khai báo.

Ảnh hưởng đến uy tín và mối quan hệ kinh doanh

Việc liên tục mắc lỗi trong khai báo VGM hoặc gây ra sự chậm trễ sẽ làm giảm uy tín của người gửi hàng trong mắt các đối tác, bao gồm hãng tàu, đại lý giao nhận và người nhận hàng. Điều này có thể ảnh hưởng tiêu cực đến các hợp đồng và mối quan hệ kinh doanh trong tương lai, làm mất đi sự tin cậy và cơ hội hợp tác. Trong môi trường kinh doanh vận chuyển quốc tế cạnh tranh, uy tín là yếu tố cực kỳ quan trọng.

Trách nhiệm pháp lý và bồi thường thiệt hại

Trong trường hợp xảy ra tai nạn hoặc thiệt hại do VGM không chính xác, người gửi hàng có thể phải chịu trách nhiệm pháp lý và nghĩa vụ bồi thường thiệt hại cho hãng tàu, người nhận hàng hoặc các bên thứ ba bị ảnh hưởng. Điều này có thể bao gồm chi phí cứu hộ, bồi thường hàng hóa bị mất mát hoặc hư hỏng, và các chi phí pháp lý liên quan.

Chính vì những hậu quả nghiêm trọng này, việc tuân thủ đúng và đủ các quy định về VGM là một yêu cầu không thể bỏ qua đối với bất kỳ ai tham gia vào hoạt động xuất nhập khẩu và vận tải hàng hóa bằng container.

Cơ sở pháp lý và quy định về VGM trong vận tải biển

Quy định về VGM không phải là một sáng kiến tự phát mà được ban hành dựa trên một cơ sở pháp lý vững chắc, nhằm giải quyết những vấn đề an toàn cấp bách trong ngành vận tải biển. Hiểu rõ về cơ sở này giúp các doanh nghiệp nhận thức được tầm quan trọng và tính bắt buộc của việc tuân thủ.

Công ước Quốc tế về An toàn Sinh mạng Con người trên biển (SOLAS)

Nền tảng chính cho quy định VGM là Công ước SOLAS (International Convention for the Safety of Life at Sea). Đây là một trong những hiệp ước quan trọng nhất của Tổ chức Hàng hải Quốc tế (IMO) nhằm quy định các tiêu chuẩn tối thiểu về xây dựng, thiết bị và vận hành tàu, đảm bảo an toàn trên biển. Trải qua nhiều sửa đổi, SOLAS đã liên tục được cập nhật để đối phó với những thách thức mới của ngành hàng hải.

Vào năm 2015, IMO đã thông qua một loạt các sửa đổi đối với Chương VI của SOLAS, trong đó yêu cầu bắt buộc đối với việc xác nhận khối lượng tổng của container đã đóng gói (VGM). Sửa đổi này chính thức có hiệu lực vào ngày 1 tháng 7 năm 2016. Lý do chính cho việc sửa đổi là những lo ngại ngày càng tăng về các tai nạn hàng hải do khai báo sai trọng lượng container, gây nguy hiểm cho tàu, hàng hóa và tính mạng con người.

Yêu cầu của Tổ chức Hàng hải Quốc tế (IMO)

IMO, với vai trò là cơ quan chuyên môn của Liên Hợp Quốc về an toàn và an ninh hàng hải, cũng như ngăn ngừa ô nhiễm biển do tàu, đã chủ trì việc phát triển và thực thi quy định VGM. Mục tiêu của IMO là thiết lập một tiêu chuẩn toàn cầu, thống nhất để đảm bảo rằng tất cả các container vận chuyển bằng đường biển đều có VGM chính xác trước khi được xếp lên tàu. Điều này nhằm tạo ra một môi trường vận tải an toàn hơn và minh bạch hơn trên phạm vi quốc tế.

Thực thi và giám sát tại các quốc gia thành viên

Mặc dù quy định VGM được ban hành bởi IMO, việc thực thi và giám sát lại thuộc về các cơ quan có thẩm quyền của từng quốc gia thành viên. Mỗi quốc gia sẽ có những hướng dẫn và quy định cụ thể để áp dụng sửa đổi SOLAS này vào luật pháp quốc gia của mình.

Tại Việt Nam, các cơ quan như Cục Hàng hải Việt Nam, Cảng vụ Hàng hải và Hải quan sẽ chịu trách nhiệm giám sát việc tuân thủ quy định VGM. Các cảng biển và hãng tàu tại Việt Nam cũng phải tuân thủ nghiêm ngặt các yêu cầu này. Người gửi hàng tại Việt Nam, khi xuất khẩu hàng hóa bằng container, phải đảm bảo cung cấp VGM hợp lệ và chính xác theo đúng quy định của pháp luật Việt Nam và quốc tế. Việc này là một phần không thể thiếu trong thủ tục hải quan và quy trình xuất khẩu của bất kỳ doanh nghiệp nào.

Các quy định này không chỉ áp dụng cho người gửi hàng mà còn cho các nhà khai thác cảng và hãng tàu, yêu cầu họ phải có các quy trình và thiết bị cần thiết để kiểm tra, xác nhận và quản lý thông tin VGM một cách hiệu quả. Sự hợp tác giữa tất cả các bên liên quan là chìa khóa để đảm bảo sự thành công của việc thực thi quy định VGM, góp phần nâng cao an toàn và hiệu quả cho toàn bộ ngành vận tải biển toàn cầu.

Trách nhiệm của các bên liên quan trong quy trình VGM

Việc đảm bảo tuân thủ quy định VGM không chỉ là trách nhiệm của riêng người gửi hàng mà còn là sự phối hợp của nhiều bên trong chuỗi cung ứng. Mỗi bên có vai trò và trách nhiệm cụ thể để đảm bảo thông tin VGM được xác định, truyền đạt và sử dụng một cách chính xác.

Người gửi hàng (Shipper) – Chủ thể chịu trách nhiệm chính

Theo quy định của SOLAS, người gửi hàng (Shipper) là bên chịu trách nhiệm pháp lý cuối cùng trong việc cung cấp VGM chính xác và đúng thời hạn cho hãng tàu.

• Xác định VGM: Shipper phải thực hiện việc cân container và xác định VGM theo một trong hai phương pháp được chấp nhận (cân toàn phần hoặc cân cộng dồn) bằng thiết bị đã được chứng nhận.
• Khai báo và truyền đạt thông tin: Shipper phải khai báo VGM cho hãng tàu hoặc đại lý giao nhận trước thời hạn cắt (cut-off time) do hãng tàu quy định. Thông tin này cần được cung cấp trong một chứng từ riêng biệt hoặc tích hợp vào các chứng từ vận chuyển khác.
• Tính chính xác của thông tin: Shipper phải đảm bảo rằng thông tin VGM là chính xác và có thể cung cấp bằng chứng về việc xác định VGM nếu được yêu cầu. Mọi sai sót hoặc thiếu sót sẽ do shipper chịu trách nhiệm.

Hãng tàu (Carrier)

Hãng tàu đóng vai trò quan trọng trong việc tiếp nhận, kiểm tra và sử dụng thông tin VGM để đảm bảo an toàn cho tàu và hoạt động vận chuyển.

• Yêu cầu và thu thập VGM: Hãng tàu có trách nhiệm yêu cầu shipper cung cấp VGM và không được phép xếp container lên tàu nếu không có VGM hợp lệ.
• Xử lý thông tin VGM: Sử dụng thông tin VGM để lập kế hoạch xếp dỡ (stowage plan) an toàn, đảm bảo sự cân bằng của tàu và tránh tình trạng quá tải.
• Thông báo cut-off time: Công bố rõ ràng thời hạn cuối cùng để shipper gửi VGM.
• Từ chối xếp hàng: Có quyền từ chối xếp các container không có VGM hoặc có VGM bị khai báo sai.

Cảng (Terminal Operator)

Các nhà điều hành cảng cũng có vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ quy trình VGM và đảm bảo an toàn tại cảng.

• Cung cấp dịch vụ cân: Nhiều cảng cung cấp dịch vụ cân container để hỗ trợ shipper xác định VGM.
• Kiểm tra VGM: Cảng có thể kiểm tra ngẫu nhiên hoặc bắt buộc các container để xác minh VGM.
• Phối hợp với hãng tàu: Hợp tác với hãng tàu để đảm bảo chỉ những container có VGM hợp lệ mới được xếp lên tàu.

Đại lý giao nhận (Freight Forwarder)

Mặc dù không trực tiếp chịu trách nhiệm pháp lý về VGM, đại lý giao nhận thường đóng vai trò trung gian quan trọng.

• Tư vấn và hỗ trợ: Hỗ trợ shipper hiểu rõ các quy định về VGM và các phương pháp xác định.
• Thay mặt shipper: Đại lý có thể thay mặt shipper gửi thông tin VGM cho hãng tàu, nhưng trách nhiệm về tính chính xác vẫn thuộc về shipper.
• Phối hợp: Đóng vai trò cầu nối giữa shipper, hãng tàu và cảng để đảm bảo luồng thông tin VGM được thông suốt.

Việc phối hợp chặt chẽ và hiểu rõ trách nhiệm của mỗi bên là yếu tố then chốt để quy trình VGM diễn ra suôn sẻ, đảm bảo an toàn cho toàn bộ hoạt động vận tải hàng hóa. Sự tuân thủ từ tất cả các bên sẽ giảm thiểu rủi ro, tối ưu hóa hiệu quả và duy trì tính toàn vẹn của chuỗi cung ứng.

Thách thức và giải pháp trong việc thực hiện VGM

Mặc dù quy định VGM mang lại lợi ích to lớn về an toàn, việc triển khai và tuân thủ nó cũng đi kèm với không ít thách thức đối với các doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp có quy mô nhỏ hoặc hoạt động trong môi trường chưa có cơ sở hạ tầng phát triển. Tuy nhiên, luôn có những giải pháp để vượt qua các trở ngại này, đảm bảo việc vận chuyển hàng hóa quốc tế diễn ra suôn sẻ và an toàn.

Thách thức trong việc thực hiện VGM

• Chi phí đầu tư thiết bị: Nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các nhà máy nhỏ hoặc các cơ sở sản xuất không có hệ thống cân chuyên dụng, sẽ phải đầu tư vào cân cầu hoặc cân xe tải được chứng nhận, hoặc phải sử dụng dịch vụ cân của bên thứ ba, làm tăng chi phí hoạt động.
• Độ chính xác và hiệu chuẩn thiết bị: Đảm bảo các thiết bị cân luôn được hiệu chuẩn chính xác và tuân thủ các tiêu chuẩn quốc gia, quốc tế là một thách thức, đòi hỏi quy trình kiểm tra và bảo trì định kỳ. Sai sót trong việc này có thể dẫn đến VGM không chính xác.
• Sự hiểu biết và đào tạo: Không phải tất cả các nhân viên liên quan đều hiểu rõ về quy định VGM, các phương pháp tính toán và hậu quả của việc không tuân thủ. Thiếu kiến thức có thể dẫn đến sai sót trong quy trình khai báo.
• Thời gian và quy trình: Việc thêm bước xác định VGM vào quy trình logistics có thể làm tăng thêm thời gian xử lý hàng hóa, đặc biệt nếu việc cân phải được thực hiện ở một địa điểm khác hoặc chờ đợi dịch vụ từ bên thứ ba.
• Truyền đạt thông tin: Việc truyền đạt thông tin VGM kịp thời và chính xác giữa shipper, đại lý giao nhận và hãng tàu đôi khi gặp khó khăn do sự khác biệt về hệ thống, múi giờ hoặc quy trình nội bộ.
• Phức tạp cho hàng hóa đa dạng: Đối với các lô hàng chứa nhiều loại sản phẩm khác nhau hoặc hàng lẻ (LCL) được đóng vào container (consolidated), việc cân từng thành phần có thể phức tạp và tốn thời gian hơn.

Giải pháp để vượt qua các thách thức

• Đầu tư vào thiết bị cân hoặc sử dụng dịch vụ bên thứ ba:
  • Các doanh nghiệp lớn nên cân nhắc đầu tư hệ thống cân riêng tại nhà máy hoặc kho hàng để chủ động trong việc xác định VGM.
  • Các doanh nghiệp nhỏ hơn có thể hợp tác với các cảng, bãi container, hoặc các công ty logistics chuyên cung cấp dịch vụ cân đã được chứng nhận, như vanchuyenhangquangchau.vn, để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ.
• Đào tạo và nâng cao nhận thức:
  • Thường xuyên tổ chức các buổi đào tạo về quy định VGM, các phương pháp cân và tầm quan trọng của việc tuân thủ cho tất cả các nhân viên có liên quan.
  • Cung cấp tài liệu hướng dẫn rõ ràng và dễ hiểu.
• Số hóa quy trình và sử dụng công nghệ:
  • Ứng dụng các phần mềm quản lý logistics hoặc hệ thống điện tử để thu thập, tính toán và truyền đạt thông tin VGM một cách tự động và chính xác, giảm thiểu lỗi thủ công.
  • Sử dụng cổng thông tin điện tử (e-portal) của hãng tàu hoặc đại lý giao nhận để khai báo VGM.
• Lập kế hoạch và quản lý thời gian hiệu quả:
  • Tích hợp việc xác định VGM vào giai đoạn đầu của quy trình đóng gói và vận chuyển để tránh chậm trễ.
  • Làm việc chặt chẽ với hãng tàu và đại lý giao nhận để nắm rõ thời hạn cut-off và đảm bảo thông tin được gửi đi kịp thời.
• Xây dựng quy trình nội bộ rõ ràng:
  • Thiết lập một quy trình chuẩn về việc xác định, ghi chép và khai báo VGM trong nội bộ doanh nghiệp.
  • Chỉ định một bộ phận hoặc cá nhân chịu trách nhiệm chính về VGM để đảm bảo tính nhất quán và trách nhiệm giải trình.
• Hợp tác với các đối tác chuyên nghiệp:
  • Lựa chọn các đại lý giao nhận hoặc hãng tàu có kinh nghiệm và uy tín trong việc xử lý VGM, họ có thể cung cấp sự hỗ trợ và tư vấn cần thiết.

Việc chủ động đối phó với những thách thức này thông qua các giải pháp phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp không chỉ tuân thủ quy định VGM mà còn nâng cao hiệu quả hoạt động, giảm thiểu rủi ro và tăng cường tính an toàn trong toàn bộ chuỗi cung ứng nhập hàng từ Trung Quốc về Việt Nam.

Kết luận

VGM là gì không chỉ là một thuật ngữ chuyên ngành hay một quy định mới trong ngành vận tải biển, mà còn là một trụ cột thiết yếu để đảm bảo an toàn và hiệu quả cho các chuyến hàng container toàn cầu. Việc hiểu rõ định nghĩa, các phương pháp tính toán, nội dung cần có trong chứng từ, cũng như nhận thức về những hậu quả khi không tuân thủ là điều kiện tiên quyết cho mọi doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu. Bằng cách chủ động thực hiện đúng quy định SOLAS, các bên liên quan không chỉ góp phần giảm thiểu rủi ro tai nạn hàng hải, tối ưu hóa hoạt động logistics mà còn xây dựng được uy tín và sự tin cậy trong chuỗi cung ứng. Việc tuân thủ VGM chính là bảo vệ chính mình và bảo vệ sự thông suốt của dòng chảy thương mại quốc tế.

Ngày Cập Nhật Gần Nhất: Tháng 9 28, 2025 by Quý Nam

Quý Nam

Quý Nam, với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực logistics, mang đến giải pháp toàn diện giúp việc nhập hàng của bạn trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn bao giờ hết. Chúng tôi tự hào là đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hóa từ Quảng Châu, Trung Quốc về Việt Nam, không giới hạn số lượng hay kích thước, đảm bảo an toàn và cước phí cạnh tranh.